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Arbeiten im gemeinnützigen Verein

Jürgen Karad, Lohmar, überarbeitet 2021 *

In den meisten gemeinnützigen Vereinen sorgen ehrenamtlich und hauptamtlich Tätige für ein geregeltes Vereinsleben.

Vorbemerkung und Empfehlung:
Sobald versicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt werden, empfiehlt es sich, die damit verbundenen Abwicklungsprozesse einem Steuerberatungsbüro zu überlassen. Der damit verbundene Zusatzaufwand ist im Verhältnis zu dem Haftungsrisiko des Vorstandes bei fehlerhafter Handhabung der zahlreichen, sich ständig ändernden Rechtsvorschriften, Meldepflichten und Durchführungsverordnungen als unerheblich anzusehen.

450-Euro-Kräfte[1]
Aus Kostengründen werden häufig 450 Euro-Kräfte eingesetzt. Nicht immer bleibt es aber bei einer dem geringen Einkommen angemessenen zeitlichen Inanspruchnahme der Mitarbeiter.
Auch für Minijobs gilt der gesetzliche Mindestlohn: Wer also beispielsweise 9,50 Euro verdient, darf höchstens 47,36 Stunden monatlich arbeiten, um die 450-Euro-Grenze (Fachbegriff: Geringfügigkeitsgrenze) nicht zu überschreiten. Wird der Mindestlohn demnächst tatsächlich auf 12,00 Euro angehoben, dann sinkt damit gleichzeitig auch die monatliche Stundenzahl auf 37,5 Stunden pro Monat. (Bitte nicht vergessen: Wer nur diesen Minijob hat, muss sich anderweitig krankenversichern!)
Auch Vorstände, die ihre Arbeit ja grundsätzlich ehrenamtlich ausüben, haben Kosten, die irgendwie abgedeckt sein wollen.

450 Euro-Job und Ehrenamtspauschale[2]

Wer kennt sie nicht, die fleißige Angestellte, die mit großem Engagement die Mitgliederverwaltung aktuell hält, für den Lastschrifteneinzug und die allgemeine Korrespondenz und vieles andere mehr sorgt? Ihr Lohn ist ein 450 Euro-Job, der pauschal versteuert wird und sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber Vorteile bringen kann. Da die Ehrenamtspauschale steuerfrei bleibt, werden wie bisher nur die Pauschalabgaben für den Minijob fällig.

Ab 2013 erhöhte sich der Höchstbetrag für neue, sog. Minijobs auf 450 Euro. Bei ihnen wurde eine Rentenversicherungspflicht eingeführt, die der Minijobber allerdings - schriftlich - abwählen kann. Auch der Ehrenamtsfreibetrag wurde auf 720 Euro erhöht.

Die Ehrenamtspauschale

Die Ehrenamtspauschale kann für jede Art von Tätigkeit für gemeinnützige Vereine, kirchliche oder öffentliche Einrichtungen in Anspruch genommen werden, zum Beispiel für eine Tätigkeit als:
  • Vereinsvorstand, Schatzmeister,
  • Platzwart, Gerätewart,
  • Reinigungsdienst,
  • Fahrdienst von Eltern zu Auswärtsspielen von Kindern.
Die Ehrenamtspauschale ist an folgende Voraussetzungen geknüpft:
  • Es muss eine begünstigte Tätigkeit ausgeübt werden.
  • Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden.
  • Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Körperschaft erbracht werden.
  • Die Tätigkeit muss der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen.
  • Für die Einnahmen aus der Tätigkeit darf nicht bereits - ganz oder teilweise - die Steuerbefreiung für Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen (§ 3 Nr. 12 EStG) oder der sog. Übungsleiter-Freibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG) in Anspruch genommen werden.
  • Die Vereinssatzung muss für sog. Tätigkeitsvergütungen eine Bezahlung des Vorstandes ausdrücklich erlauben.
Zahlungen einer oder mehrerer Einrichtungen für nebenberufliche Tätigkeiten sind bis zur Höhe von insgesamt 720 Euro pro Jahr und Person steuer- und sozialabgabenfrei, darüber hinausgehende Beträge sind zu versteuern.
Wichtig: Freibeträge für Ehrenamtliche sind nicht kombinierbar!
Die Ehrenamtspauschale darf nicht in Anspruch nehmen, wer bereits für dieselbe Tätigkeit eine Übungsleiterpauschale geltend macht – und umgekehrt.
Solange diese Pauschale bei einer nebenberuflichen Tätigkeit entsteht kann jeder davon profitieren. Das gilt auch für Schüler, Arbeitslose, Studenten, Rentner und ALG-II-Empfänger.

Aber Achtung! Diese Möglichkeit gilt nur, sofern die Vereinssatzung das vorsieht. In älteren Satzungen wird häufig nur auf die ehrenamtliche und unentgeltliche Tätigkeit verwiesen. Insbesondere für Vorstandsmitglieder gilt diese Pauschale zwar auch, doch muß die Vereinssatzung entsprechend angepasst sein.

„Satzungsklausel
Die erforderliche Satzungsklausel könnte etwa wie folgt lauten:
§ …
Mitglieder und Vorstandsmitglieder erhalten Aufwendungsersatz. Der Aufwendungsersatz kann in Form des Auslagenersatzes (Erstattung tatsächlicher Aufwendungen) oder in Form der pauschalen Aufwandsentschädigung oder Tätigkeitsvergütung (z.B. Ehrenamtspauschale in Höhe des Ehrenamtsfreibetrages gemäß § 3 Nr. 26a EStG) geleistet werden. Maßgeblich sind die Beschlüsse des zuständigen Vereinsorgans, die steuerlichen Vorschriften und Höchstgrenzen sowie die finanzielle Leistungsfähigkeit des Vereins.“


Die Frist, die Satzung entsprechend anzupassen, lief Ende 2009 ab. Man kann nur hoffen, dass die betroffenen Vereine zeitnah reagiert haben. Ansonsten ist die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährdet.

Gestattet die Satzung nach dem 31.12.2010 nicht ausdrücklich die pauschale Aufwandsentschädigung/Tätigkeitsvergütung, so bleibt aber nach wie vor die Zahlung von Auslagenersatz (Erstattung tatsächlicher Aufwendungen, § 670 BGB) zulässig; nur darf dann keine Ehrenamtspauschale oder sonstige Tätigkeitsvergütung gezahlt werden.

Aufwandsentschädigung
Für nebenberuflich Tätige im Verein berücksichtigt § 3 Nr. 26 EStG eine steuerfreie Aufwandsentschädigung bis zu einem Betrag von 2.400 Euro pro Kalenderjahr.
Damit sind vor allem Übungsleiter, Trainer, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Dozenten und Pflegemitarbeiter gemeint. Diese Aufwandsentschädigung gilt nicht für Vorstandsmitglieder und Vereinskassierer.

Sonstige Regelungen
Sachzuwendungen
Für Arbeitnehmer in gemeinnützigen Vereinen gibt es noch weitere Möglichkeiten, ihr Einkommen durch Zuwendungen des Arbeitgebers zu verbessern.

Bekanntestes Beispiel, der sog. „Benzingutschein“.
Auch andere Sachbezüge können darunter fallen. Solche Gutscheine müssen genau definiert sein (§ 8 Abs. 2 EStG).
Diese Sachleistungen sind bis 44 Euro pro Monat steuerfrei.(ab 2022 bis zu 50 Euro pro Monat.) Fragen Sie Ihren Steuerberater, um diese Zuwendungsart optimal auszunutzen!

Aufmerksamkeiten
Gibt es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk, dann gelten steuerrechtlich andere Regeln. Bei Aufmerksamkeiten wie Blumen, CDs, Wein und Büchern beträgt die Freigrenze sogar 60 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer). Doch dafür ist im Gegensatz zur Sachzuwendung ein persönlicher Anlass erforderlich. Beispiele sind:
  • Mitarbeiterjubiläum,
  • Geburtstag,
  • Trauung,
  • Geburt eines Kindes.
Die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt anlassbezogen und darf neben der 44-Euro-Grenze für monatliche Sachzuwendungen komplett ausgeschöpft werden. Es sind mehrere Geschenke in einem Monat möglich - zum Beispiel zum Geburtstag und zur Geburt eines Kindes. Dabei ist es unerheblich, ob konkrete Waren wie Bücher oder Wein oder etwa Warengutscheine oder Gutscheine mit einem bestimmten Geldbetrag geschenkt werden. Nur Bargeld geht nicht - das müsste wie normaler Lohn versteuert werden.
Zudem ist bei unentgeltlicher Ausübung eines Ehrenamtes Kostenersatz bis zu einem Betrag von unter 256 Euro pro Jahr und Person zulässig. Zu einer ordnungsgemäßen buchhalterischen Abwicklung gehört aber, dass diese Kosten mit Belegen nachgewiesen werden.
Fazit

Ehrenamtlich tätig sein bedeutet nicht unbedingt, dass Zeit- und Kostenaufwand immer aus eigener Tasche getragen werden müssen. Sofern es die Kassenlage zulässt, kann in engen Grenzen ein finanzieller Ausgleich geschaffen werden. Vielleicht entspannt sich auf diese Weise die Suche nach weiteren ehrenamtlich tätigen Mitstreitern.

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[1] siehe auch: https://www.arbeitsagentur.de/lexikon/minijob
[2] siehe auch: https://www.steuertipps.de/beruf-job/einnahmen-lohn-gehalt oder auch: https://www.finanztip.de/steuerfreie-sachzuwendungen/
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*) Die Aussagen stellen nur die persönliche Meinung des Autors dar und sind nicht rechtsverbindlich.
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siehe auch:
Spenden an gemeinnützige Vereine
Bewirtungskosten im gemeinnützigen Verein
Die Kassenprüfung

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