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Lastschriftverfahren ab 2014

© von Jürgen Karad, Lohmar, März 2013 * /Ergänzungen Juni 2013

In vielen Vereinen werden die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift eingezogen. Ab 2014 soll es einige Neuerungen rund um das Lastschriftverfahren geben, die ich versuchen will, hier darzustellen.

Niemand sollte mich fragen, welchen Sinn die Neuregelung macht. Ich versuche nur, sie zu beschreiben.

Anlaß der Umstellung ist die Einführung des neuen SEPA-Verfahrens, das ab 1. Febr. 2014 europaweit die bisherigen Zahlungsverfahren ablöst. SEPA steht für Single Euro Payments Area und ist ein einheitlicher Kontonummernschlüssel. Die bisherige Kontonummer wird in die IBAN abgelöst (International Bank Account Number), das besteht aus dem Länderkennzeichen, einer 2-stelligen Prüfziffer, der Bankleitzahl und der Kontonummer des Kunden. Daneben gibt es noch den internationalen Code für die Banken (BIC Bank Identifier Code), der die Kreditinstitute eindeutig identifizieren soll.

SEPA-Lastschrift [1]

Mit der SEPA-Lastschrift kann man zukünftig fällige Forderungen, z.B. Vereinsbeiträge, einziehen. Dazu bedient man sich zukünftig der SEPA-Basis-Lastschrift ("Core"), die das bisherige Einzugsermächtigungsverfahren ablöst. Folgende Merkmale sind zu beachten:
1. Kundenkennung IBAN und BIC
2. Nachweis der Einzugsberechtigung SEPA-Lastschriftmandat mit
Gläubiger-Identifikationsnummer
und Mandatsreferenz
3. Fälligkeitsdatum fest
4. Vorabinformation Zahlungsempfänger muss Zahlungspflichtigen
spätestens 14 Tage vor Belastung informieren,
sofern keine kürzere Frist vereinbart.
5. Form der Einreichung bei der Hausbank nur beleglos
6. Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis 8 Wochen ab Belastung,
bis 13 Monate ab Belastung falls kein gültiges Mandat vorliegt.
7. Geltungsdauer des Mandats unbefristet bis zum Widerruf durch Zahlungspflichtigen
8. Aufbewahrung des Originalmandats beim Zahlungsempfänger

zu 1: Die Kundenkennung erhalten Sie bei Ihrer Hausbank bzw. finden Sie auf den Kontobelegen.

zu 2: Zum Nachweis der Einzugsberechtigung benötigen Sie eine Gläubiger-Idenifikationsnummer, diese wird Ihnen auf Antrag (einfach übers Internet) von der Deutschen Bundesbank [2] zugeteilt.

Auf jeder Einzugsermächtigung, jetzt Mandat bzw. SEPA-Lastschrift, muss auch eine Mandatsreferenz stehen. Das ist nichts anderes als beispielsweise die eindeutige Rechnungsnummer oder die Mitgliedsnummer des Vereinsmitgliedes. Sollte es eine solche eindeutige Mitgliedsnummer bisher nicht geben, so hat die Vereinsbuchhaltung eine neue Aufgabe.
Bestehende Einzugsermächtigungen bleiben gültig. Sprechen Sie darüber aber lieber noch mal mit Ihrem Sachbearbeiter in der Bank. Für neu zu erteilende Ermächtigungen des SEPA-Lastschriftmandates gibt es fertige Formulare [3] oder fragen Sie Ihre Hausbank. Wichtig: nur schriftliche Ermächtigungen werden akzeptiert, telefonische oder email-Ermächtigungen werden nicht anerkannt.

zu 3: Die Fälligkeit muss exakt bestimmt sein und frühestens 14 Kalendertage und spätestens 5 Tage vor Fälligkeit der Lastschrift bei der Bank vorliegen. Ab November 2013 ist eine Einreichungsfrist von nur einem Tag möglich - allerdings muss dies dann in der Lastschriftdatei entsprechend gekennzeichnet sein.

zu 4: Vorgeschrieben ist eine schriftliche Vorabinformation des Zahlungspflichtigen ("Pre-Notification") mindestens 14 Tage vor Fälligkeit, sofern keine kürzere Frist - z.B. in der Vereinssatzung - vereinbart wurde. Bei wiederkehrenden Lastschriften reicht eine einmalige Information. Dort wird der Zahlungspflichtige dann auch über die Gläubiger-Indentifikationsnummer und seine Mandatsnummer (Vereinsnummer) informiert.

5. Beleglose Einreichung bei der Bank.
Voraussetzung ist ein Online-Konto bei der Hausbank. D.h. auch kleine Vereine müssen sich dem elektronischen Zahlungsverkehr öffnen. Aus meiner Sicht eine erhebliche Hürde. Wer das nicht will oder kann, muß auf Lastschriftverfahren verzichten. Empfehlen Sie Ihren Mitgliedern dann doch die Einrichtung eines Dauerauftrages.
Wer schon bisher Electronic Banking oder Vereinssoftwareprogramme benutzt hat, muß die Änderung der Übertragungsformate von dtaus in xml nachvollziehen. Ich gehe davon aus, dass Softwarelieferanten Updates anbieten. Fragen Sie Ihren Lieferanten.

6. Fehlt die Erlaubnis des Vereinsmitgliedes bzw. ist die Zustimmung fehlerhaft, dann kann das Vereinsmitglied bis zu 13 Monate nach Einzug die Lastschrift zurückziehen. In allen anderen Fällen ist die Frist auf 8 Wochen begrenzt.

zu 6 bis 8 Hier hat sich gegenüber den alten Einzugsermächtigungsverfahren nichts geändert.

Lastschrift bei Altmitgliedern

Nach meinem Kenntnisstand vervollständigen die Banken bestehende und weiter gültige Lastschriftaufträge automatisch um die neuen Nummernschlüssel, so dass hier keine Nacharbeiten erforderlich sind. Bei Mitgliedern, die in 2013 in den Verein eintreten, empfiehlt es sich, schon mit den neuen Formularen zu arbeiten.
Eine Mitgliederinformation über das neue Einzugsverfahren sollte aber auch für bestehende Mitglieder ins Auge gefasst werden.
Unterbleibt diese Information der bisherigen Mitglieder, dann hat das aus meiner persönlichen Sicht allerdings keine wirklichen Konsequenzen. Evtl. verlängert sich aber das Rückforderungsrecht des eingezogenen Vereinsbeitrages.

Änderung von Anmeldeformularen

Viele Vereine haben in Ihren Festschriften, Flyern, Download-Dokumenten u.a. Formulare integriert, mit denen neue Mitglieder geworben werden können. In diesen Werbeschriften wird auch häufig die Wahlmöglichkeit der Lastschrift auf Vereinsbeiträge eingeräumt. Diese Beitrittsformulare müssen zukünftig neben den üblichen Vereins und Personendaten die Gläubiger-Identifikationsnummer, ein freies Feld für die Mandatsreferenz (wird vom Verein nachgetragen), den Namen des Kreditinstituts, bei dem das neue Mitglied sein Konto hat, BIC und IBAN, Datum, Ort und Unterschrift enthalten.
D.h. alte Formulare können Sie getrost in den Müll schmeißen.
Die Druckindustrie freut sich über ein unerwartetes Konjunkturprogramm.
Bitte beachten Sie zusätzlich, dass Download-Dokumente ausgedruckt werden und mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen sein müssen. Elektronische Lastschriftermächtigungen sind nicht zugelassen!

Meine Empfehlung:
Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank.
Sorgen Sie dafür, dass jedes Mitglied eine eindeutige Mandatsidentifikation, z.B. Mitgliedsnummer, bekommt.
Machen Sie sich die Mühe, einen eigenen Nummernschlüssel zu erarbeiten und zu benutzen. Die Banken schlagen Ihnen zwar einen Schlüssel vor, dieser ist aber für den normalen Vereinsalltag viel zu lang und umständlich. Wer hat schon hundertausende von Mitgliedern?
Schließen Sie mit Ihrer Hausbank eine SEPA-Vereinbarung ab.
Banken erleichtern Ihnen die Arbeit dadurch, dass sie alte Kontoverbindungen automatisch mit den neuen Nummernschlüssel ergänzen. Vorsicht bei Mitgliedern, die schon seit Jahrzehnten durch Lastschrift ihren Beitrag entrichten und bei denen in der Zwischenzeit durch Bankenfusion neue Bankleitzahlen entstanden sind. Hat ihr Mitglied noch eine alte Bankleitzahl, die bisher quasi auf dem kleinen Dienstweg von ihrer Bank intern akzeptiert wurde. So kann die bankseitige, automatische Schlüsselvergabe nun dazu führen, dass die richtige Kontonummer aber bei einer falschen Bank angezeigt wird.
Überprüfen Sie, ob bei Ihrer elektronischen Kommunikation mit Ihrer Hausbank das neue Format (xml) benutzt wird.
Nutzen Sie für neue Mandate (Einzugsermächtigungen) die vorgegebenen Formulare.
Ändern Sie alle Werbeschriften, in denen auch die Möglichkeit des Beitragseinzugs vorgesehen ist.
Denken Sie vor dem ersten Mitgliedsbeitragseinzug in 2014 daran, dass Sie die Mitglieder über den Einzug informieren müssen.
Weitergehende Informationen finden Sie u.a. auch bei Ihrer Hausbank.[4]
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[1] Was ist SEPA? http://www.sepa-mandat.de/sepa_was_ist_sepa.php
[2] Gläubigeridentifikationsnummer: https://extranet.bundesbank.de/scp/
[3] siehe auch Muster: http://www.sepa-mandat.de/
[4] Infos zu SEPA aus Banksicht: https://www.sparkasse-koelnbonn.de/sepa-privatkunden.aspx
http://www.hsbctrinkaus.de/global/display/firmenkunden/downloadcenter

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*) Die Aussagen stellen nur die persönliche Meinung des Autors dar und sind nicht rechtsverbindlich.

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siehe auch:
Spenden an gemeinnützige Vereine
Bewirtungskosten im gemeinnützigen Verein
Die Kassenprüfung
Gemeinnützige Vereine - Übersicht

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