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Die Kassenprüfung im gemeinnützigen Vereine *

© von Jürgen Karad, Lohmar, Juli 2011

Die Kassenprüfung ist ein wesentlicher Teil der rechtsrelevanten Tätigkeit eines gemeinnützigen Vereins. Sie dient den Interessen der Gesamtheit der Mitglieder und ist bedeutend für den Fortbestand des Vereins.

Die Prüfung erfolgt nach eigenem Ermessen der Kassenprüfer unabhängig und neutral. Die Prüfer genießen Einsichtsrecht in alle Unterlagen und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.[ 1 ]

Zu Kassenprüfern sollten solche Personen gewählt werden, denen eine Affinität zu finanztechnischen Fragen nachgesagt werden kann. Zudem sollten diese Personen keinen Konfliktsituationen, die sich aus anderen Lebensverhältnissen ergeben könnten, ausgesetzt sein. Also z.B. Angestellter im Verein, Vorstand bei einem Konkurrenzverein, Mitarbeiter bei der Finanzverwaltung. Auch notorische Dauernörgler oder Wichtigtuer sind nicht hilfreich.
 
Inhalt
Struktur der Prüfung
Prüfungsrahmen
Barkasse
Bankkonten
Finanzbuchhaltung
Personalbuchhaltung
Versicherungsverträge
Steuerrelevante Tatbestände
Arbeitgeberverpflichtungen
Sonstige Unterlagen
Kassenprüfbericht
Haftung des Kassenprüfers
Fazit
Struktur der Prüfung
Die Prüfung sollte einer gewissen Grundstruktur folgen, die später erläutert wird:
  1. Prüfungsrahmen
  2. Prüfung der Barkasse
  3. Prüfung der Bankkonten
  4. Prüfung der Buchhaltung
    4.1. Finanzbuchhaltung
    4.2. Personalbuchhaltung
  5. Versicherungsverträge
  6. Steuerrelevante Tatbestände
  7. Arbeitgeberverpflichtungen
  8. Sonstige Unterlagen
  9. Endergebnis: Kassenprüfbericht
zu 1. Prüfungsrahmen
Der Prüfungsrahmen und die Prüfungstiefe sind im Wesentlichen von der Größe und Struktur eines Vereins abhängig. In kleineren Vereinen dürfte die übliche Praxis darin bestehen, Kassen- und Vermögensbestände festzustellen und Belege daraufhin zu überprüfen, ob sie ordnungsgemäß verbucht wurden.[ 2 ][ 3 ]

Langfristig macht es Sinn, den Prüfungsrahmen in Vorgaben festzulegen, die in einer Finanzordnung des Vereins festgeschrieben sind. Prüfer und Geprüfte bewegen sich dann auf einem allgemein akzeptierten Feld, unnötige Diskussionen werden vermieden.

zu 2. Prüfung der Barkasse
Für kleinere Ausgaben ist eine Handkasse immer nützlich. Belege und Ersatzbelege sollten eindeutig und nachvollziehbar sein. Aus Sicherheitsgründen sollte der Barbestand so gering wie möglich gehalten werden.

zu 3. Prüfung der Bankkonten
Anfangs- und Endbestände werden miteinander verglichen. Einzelpositionsprüfung ist Teil der Buchhaltungsprüfung.
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zu 4. Prüfung der Buchhaltung
Wie komplex und differenziert die Buchhaltung ausgestaltet ist, wird wesentlich von der Vereinsgröße und seinen Aktivitäten sowie den zahlreichen gesetzlichen Regelungen bestimmt.

4.1. Grundsätzlich sollten Einnahmen und Ausgaben den vier Teilsegmenten zugeordnet werden.

Das Handelsgesetzbuch gibt hier den Rahmen vor:
§ 243 HGB Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
§ 246 Abs. 1 HGB Grundsatz der Vollständigkeit
§ 264 Abs. 2 HGB Abbildung der tatsächlichen Verhältnisse
§ 246 Abs. 2 HGB Verrechnungsverbot

Insbesondere das Verrechnungsverbot dient zur Klarheit und Übersichtlichkeit. Aufwendungen und Erträge, z.B. beim Vereinsfest, dürfen nicht gegeneinander verrechnet werden.

zu 4.2. Personalbuchhaltung
Ich wiederhole meine an anderer Stelle schon einmal formulierte Empfehlung:
Sobald versicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt werden, empfiehlt es sich, die damit verbundenen Abwicklungsprozesse einem Steuerberatungsbüro zu überlassen. Der damit verbundene Zusatzaufwand ist im Verhältnis zu dem Haftungsrisiko des Vorstandes bei fehlerhafter Handhabung der zahlreichen, sich ständig ändernden Rechtsvorschriften, Meldepflichten und Durchführungsverordnungen als unerheblich anzusehen.

Der „normale“ Kassenprüfer kann m. E. nicht prüfen, ob alle lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften eingehalten worden sind. Er kann dagegen durchaus überprüfen, ob die vertraglich vereinbarten Zahlungen an die haupt- und nebenamtlich Tätigen oder an die Bediensteten bei Festen erfolgt sind und die notwendigen Quittungen bei Aushilfen vorliegen.

Auch das Thema „Steuern / Vorsteuerabzug“, Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen ist prüfbar. Wobei die Frage, welche Steuern sind bei welchen Vorgängen fällig bzw. nicht fällig, ist sicherlich ein eigenes Kapitel.

zu 5 Versicherungsverträge
Falls im abgelaufenen Geschäftsjahr neue vertragliche Verpflichtungen eingegangen worden sind, sollten diese erläutert werden.
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zu 6 Steuerrelevante Tatbestände

Auch das Thema „Steuern / Vorsteuerabzug“, „Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen“ ist prüfbar. Wobei die Frage, welche Steuern sind bei welchen Vorgängen fällig bzw. nicht fällig, ist sicherlich ebenfalls ein eigenes Kapitel.
Hier ist die oben erwähnte Unterteilung in die vier Teilbereiche des Vereins hilfreich.
Im ideellen Teil sind Spenden eine lebenswichtige Einnahmequelle. Hier sind die formalen Vorschriften der Finanzverwaltung sehr genau einzuhalten und zu überprüfen. Handelt es sich überhaupt um eine Spende, für die eine Zuwendungsbestätigung erteilt werden darf? Oder handelt es sich um eine Leistung, für die eine Gegenleistung erbracht oder erwartet wurde?
Vorsicht: Diese Frage tangiert die Gemeinnützigkeit und damit die Existenz des Vereins.

zu 7. Arbeitgeberverpflichtungen
Unter 4.2. habe ich dazu meine Meinung geäußert.
Schwierig wird es zudem, wenn bei Vereinsveranstaltungen Fremdfirmen involviert sind.
Wer zahlt für das Personal? Wer ist Arbeitgeber?
Wer zahlt die Musiker?
Liegen ordnungsgemäße Rechnungen und Quittungen vor?

zu 8 Sonstige Unterlagen
M.E. macht es Sinn, auch andere Informationen einzusehen.
So z.B. den letzten Jahresabschluss, incl. der Kopie der eingereichten Steuererklärung, Haushaltspläne, den letzten Freistellungsbescheid des Finanzamtes, ggfs. Körperschafts-, Gewerbesteuer-, Umsatzsteuerbescheid, aber auch Prüfberichte der diversen Betriebsprüfungen und Hinweise auf Steuerstrafverfahren.
Gibt es Beschlüsse der Hauptversammlung, der Durchführung geprüft werden müssen?
Sind die Mitgliederlisten auf dem neuesten Stand?
Sind die Unterschriftsbefugnisse des Vorstandes auf dem aktuellen Stand?
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zu 9 Endergebnis: Kassenprüfbericht
„Inhalt eines Kassenprüfungsberichtes: Kassenprüfungsbericht sollte schriftlich abgegeben werden“[ 5 ]

Der Kassenprüfbericht anlässlich der Mitgliederversammlung hat die Aufgabe darüber zu informieren, ob die Finanzen des Vereins in Ordnung sind oder nicht.
Wenn Daten und Fakten genannt werden, dann nur in globaler Weise.[ 6 ] Insbesondere bei Anwesenheit von Pressevertretern ist genau zu überlegen, was an die Öffentlichkeit gelangen soll.

Schwierig ist die Frage zu beantworten, was tun bei Beanstandungen?

Empfohlene Vorgehensweise:
Vorstand und Kassierer informieren und möglichst in sachlicher Weise Ungereimtheiten klären.
Bei minderschweren Fehlern mittels internem Kassenbericht Fehler aufzeigen und für deren Beseitigung ein Endtermin nennen.
Bei groben Pflichtverletzungen einen neutralen Dritten (z.B. Steuerberater/Ehrenvorsitzenden) einschalten.
Im Zweifelsfalle die (Teil-)Entlastung des Vorstandes verweigern.
Schnell kochen da die Emotionen hoch, deshalb die Einbindung eines Dritten.
Die Beseitigung der groben Pflichtverletzung ist schon aus Eigeninteresse der Kassenprüfer angeraten.
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Haftung des Kassenprüfers
„Die vom Kassenprüfer beantragte Entlastung des Vorstands/Kassenwarts bewirkt das ausdrückliche Einverständnis der Mitgliederversammlung mit der bisherigen Geschäftsführung/Kassenführung des Vorstandes und den Verzicht auf alle Ansprüche des Vereins gegenüber dem Vorstand.

Dies gilt nicht bei arglistiger Täuschung, Betrug, Unterschlagung usw. und nur soweit, als es bei sorgfältiger Prüfung des Vereins/der Mitgliederversammlung erkennbar war.

Steuer- und sozialversicherungsrechtlich gelten möglicherweise andere, i. d. Regel weitergehende Haftungstatbestände, wie:

• Steuerhinterziehung
• Sozialabgabenbetrug
• Arbeitgeberhaftung
• Spendenhaftung

Auch nach Entlastung durch die Hauptversammlung oder auch Ausscheiden eines Vorstandes kann ein Vorstandsmitglied aus den o. g. Haftungstatbeständen weiterhin persönlich haften. In erster Linie dann, wenn dem Vorstandsmitglied Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann.

Diese Tatbestände werden meist durch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Außenprüfungen aufgedeckt.

Die Verjährungsfrist z. B. für hinterzogene Steuern beträgt 10 Jahre.

Die (Mit-)Haftung kommt in diesen Bereichen auch für den Kassenprüfer in Betracht. Dann nämlich, wenn der Kassenprüfer zum Mithelfer wird, in dem er selbst grob fahrlässig, bzw. vorsätzlich handelt bzw. das offensichtliche Fehlverhalten duldet. Er kann dann auch gegenüber den Finanzbehörden als Haftungsschuldner herangezogen werden.

Entdeckt der Kassenprüfer z.B. eine Steuerhinterziehung des Vorstands / Kassenwarts, hat er diesen sofort zu informieren und zur Selbstanzeige aufzufordern. In der Mitgliederversammlung ist dieser Umstand entsprechend zu thematisieren und ggf. die Entlastung des Vorstands (evtl. punktuell) zu verweigern.
Eine nachweislich erfolgte gewissenhafte Prüfung entbindet den Kassenprüfer in der Regel von den Vorwürfen der groben Fahrlässigkeit.“[ 7 ]
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Fazit
Sowohl vom Kassenverantwortlichen als auch von den Kassenprüfern wird gewissenhafte Aufgabenerfüllung erwartet. Für den Kassierer sind sachliche und objektive Prüfungen seiner Arbeit ein wichtiger Baustein für sein Standing im Verein. So kann Unruhe und Misstrauen erst gar nicht aufkommen.

J. Karad 15.08.11 / Ergänzung April 2013


[ 1 ] siehe auch: Claus Blesch, Aufgaben und Prüfungsfelder gewählter Kassenprüfer bei Vereinen, Rottenburg
[ 2 ] siehe auch: Malte Jörg Uffeln, Kassenprüfung und Revision im gemeinnützigen Vereinen, Gründau 2004
[ 3 ] ebenso Edgar Oberländer, Der Kassenprüfer, Landessportbund Hessen e.V., 2009
[ 4 ] Claus Blesch, ebenda Seite 6
[ 5 ] Edgar Oberländer, Der Kassenprüfer, Seite 14
[ 6 ] Autoren sind der Auffassung, dass anlässlich der Mitgliederversammlung die Kassenprüfer einen umfassenden Prüfbericht abzugeben haben. Das halte ich für überzogen. Siehe auch: M. Uffeln, Seite 18.
[ 7 ] entnommen: http://www.kassenpruefung.de/gutzuwissen/haftungdeskassenpruefers/index.html

Weitere Aufsätze:
Spenden an gemeinnützige Vereine
Bewirtungskosten im gemeinnützigen Verein
Arbeiten im gemeinnützigen Verein
*) Die Aussagen stellen nur die persönliche Meinung des Autors dar und sind nicht rechtsverbindlich.

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