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Bewirtungskosten in gemeinnützigen Vereinen

Anmerkungen*) zur buchhalterischen Behandlung von Bewirtungskosten

© von Jürgen Karad, Lohmar, August 2010


Sachverhalt:

Anläßlich einer Gemeinschaftsveranstaltung, an der potentielle Sponsoren, Vereinsvorstand und haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter teilgenommen haben, wurden Speisen und Getränke teilweise aus der Kasse des Vereins bezahlt.

Fragestellung:

Buchhalterische Abbildung ohne Gefährdung der Gemeinnützigkeit.

 
Inhalt
Sachverhalt
Fragestellung
Vorgehensweise
Haupt- und Ehrenamt
Sponsoren
Schlussbetrachtung

Vorgehensweise (top)

Vorgehensweise:

Entsprechend der Anlage zu § 60 AO dürfen Mittel der Körperschaft nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Mitglieder dürfen keine Zuwendungen erhalten.

Außerdem dürfen keine Personen durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind,
oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.


Haupt- und Ehrenamt (top)

Möglichkeit 1:
Haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter

Nach Aussage des Vertreters der Finanzbehörde sind "Annehmlichkeiten" bis 40 Euro pro Mitglied und Jahr aber möglich.
(Vereine & Steuern, Finanzministerium NRW, Mai 2008, Seite 15, Begriffsbestimmung)

Bei unentgeltlicher Ausübung eines Ehrenamtes ist Kostenersatz bis zu einem Betrag von unter 256 Euro pro Jahr und Person zulässig.
(Vereine & Steuern, Finanzministerium NRW, Mai 2008, Seite 74)

Vorgehensweise:
Verbuchung unter Ausgabenkonto "Ehrenamtliche Geschäftsführung" (Kontenklasse 4)
M. E. Liste der Teilnehmer erforderlich.
Einschränkung: Diese Möglichkeit erfasst nur die Haupt- und Ehrenamtler, nicht die potentiellen Sponsoren.


Sponsoren (top)

Möglichkeit 2
Sponsorenwerbung

Voraussetzung: Mehrzahl der Veranstaltungsteilnehmer sind potentielle Spendengeber und es handelt sich nicht um eine verdeckte Betriebsfeier.

In den Mustervorlagen der Finanzverwaltung wird aufgeführt, dass "angemessene Aufwendungen zur Spenden und Mitgliederwerbung bei der Überschussermittlung unter der Position
A. ideeller Tätigkeitsbereich
vermerkt werden können.

Eine Position "Bewirtungskosten" ist in den mir vorliegenden Musterkontenrahmen nicht vorgesehen.
Ausnahme: Tätigkeitsbereich D.: Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
Dieser ist hier aber nicht relevant.

Vorgehensweise: M.E. sollte eine Position "Werbungskosten" im ideellen Tätigkeitsbereich (Kontenklasse 4) eingeführt werden, unter der auch "Bewirtungskosten", ggfs. mit eigenem Buchungsschlüssen zur besseren Transparenz, verbucht werden können.

Im jährlichen Tätigkeitsbericht kann dann auf die Veranstaltung und ihre Zielsetzung eingegangen werden.

Dass bei dieser Gelegenheit auch "Annehmlichkeiten", d.h. kostenloses Essen und Trinken für
die anwesenden Haupt- und Ehrenamtler, entstehen, ist m.E. unerheblich.

Schlussbetrachtung (top)

Schlußbetrachtung

Kostenlos zur Verfügung gestellte Speisen und Getränke oder sonstige Dienstleistungen dürfen allerdings nicht mit einer steuerlich anrechenbaren Spendenquittung bedacht werden, weil die Veranstaltung nicht dem unmittelbaren Vereinszweck dient.

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*) Die Aussagen stellen nur die persönliche Meinung des Autors dar und sind nicht rechtsverbindlich.
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Hinweis auf weitere Ausführungen:
Spenden an gemeinnützige Vereine

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